Wyposażenie biura zależy od wielu czynników. Jednym z najważniejszych, jest to, jak dużą przestrzenią dysponujemy. Ogromne znaczenie ma też zapotrzebowanie przedsiębiorstwa na przestrzeń do przechowywania, wynikająca z ilości produkowanych akt.
Przechowywanie dokumentów – jakie meble wybrać?
Wyposażenie biura zależy od wielu czynników. Jednym z najważniejszych, jest to, jak dużą przestrzenią dysponujemy. Ogromne znaczenie ma też zapotrzebowanie przedsiębiorstwa na przestrzeń do przechowywania, wynikająca z ilości produkowanych akt.
Jeśli dysponujemy pokaźnym zbiorem dokumentów, będziemy potrzebować min. kilka specjalistycznych szaf. To może być problem dla niewielkich biur. Na brak przestrzeni mogą też cierpieć firmy, których pracownicy głównie wykonują obowiązki zdalnie. W takim modelu biuro służy jedynie do spotkań z klientami lub do spotkań zespołowych. To dobry sposób na oszczędności. Wynajem niewielkiego biura jest bowiem stosunkowo tanie i pozwala na wybór prestiżowej lokalizacji w centrum miasta. Do takiej ograniczonej przestrzeni warto wybrać meble, które subtelnie będą komponowały się z resztą wystroju i zbytnio nie przytłoczą wnętrza.
Nowoczesne rozwiązania służące do przechowywania dokumentów charakteryzują się eleganckim wykonaniem i solidnością. Niestety nawet dobre jakościowo wyposażenie nie jest ratunkiem dla biur, które po prostu nie mogą pozwolić sobie na kolejną szafę z powodu braku miejsca.
Czy przechowywanie dokumentów to to samo, co archiwizacja?
Błędem jest utożsamianie tych dwóch pojęć. Dokumenty przechowywać można w bezpieczny sposób, jednocześnie nie dbając o to, aby ułożone były we właściwej kolejności. To właśnie takie uporządkowanie możemy nazwać archiwizacją. Warto nie mylić tych dwóch pojęć, zwłaszcza że firmy oferujące usługi przechowywania i archiwizacji znają te różnice i biorą je pod uwagę, gdy konstruują swoją ofertę.
Jak długo przechowuje się dokumenty?
Przedsiębiorstwa posługują się dokumentacją różnego rodzaju. Poszczególne typy akt mają inne przeznaczenie oraz nieco inny wymagany prawnie okres przechowywania. Wiedza na temat tych przepisów jest niezbędna. Jeśli przedsiębiorca nie będzie się na tym polu konsekwentnie stosował do zapisów prawa, może mieć problemy, gdy do drzwi zapuka instytucja kontrolująca. Jako administrator danych nie powinniśmy przetwarzać ich dłużej, niż jest to niezbędne dla konkretnego procesu. Również rodzime przepisy (m.im Kodeks Pracy) precyzują, że po upływie terminy przydatności dokumentacji, musi zostać ona zniszczona. Bezpieczne przechowywanie dokumentów powinno wiązać się więc z przestrzeganiem odpowiednich okresów. Bezpieczeństwo można rozumieć więc dwojako. Z jednej strony jest to zapewnienie odpowiednich barier fizycznych i logicznych, chroniących informacje przed wyciekiem. Z drugiej strony bezpieczeństwo można rozumieć jako zabezpieczenie się firmy przed ewentualnymi karami, wynikającymi z nieprzestrzegania okresów przechowywania.
Przechowywanie dokumentów poza firmą
Firmy nieprzerwanie szukają sposobów na zwiększenie efektywności swoich działań. Aby osiągnąć sukces, muszą podejmować przemyślane decyzje, dotyczące tego, w które obszary swojej działalności inwestować. Przechowywanie dokumentów nie jest działaniem, wpływającym bezpośrednio na wzrost firmy. W efekcie wydatki na kolejne szafy lub wynajem kolejnych pomieszczeń dla wielu przedsiębiorstw, z oczywistych względów, nie wydaje się zbyt atrakcyjne. W takich sytuacjach korzystne staje się skorzystanie z usług profesjonalisty.
Rhenus i inne firmy, zajmujące się przechowywaniem dokumentów, oferują:
- bezpiecznie warunki
W specjalnych przestrzeniach panuje optymalna temperatura i wilgotność. Co więcej, aby całkowicie wykluczyć ryzyko, że do akt będzie miał dostęp ktoś niepowołany, pomieszczenie zostaje wyposażone w najnowsze systemy zabezpieczeń. Więcej o zabezpieczeniach i niezbędnej infrastrukturze można dowiedzieć się w firmie Rhenus lub przeczytać tutaj: https://www.rhenus-data.pl/pl/uslugi/archiwizacja-i-przechowywanie/przechowywanie-dokumentow-i-akt/.
- nieograniczony dostęp klienta do dokumentacji
Przedsiębiorstwa tego typu priorytetowo traktują wygodę swoich klientów. Pozostawiają więc usługobiorcom do dyspozycji specjalną platformę, dzięki której w każdej chwili można zyskać dostęp do przechowywanej dokumentacji.