Planowanie i przeprowadzanie eventów plenerowych wymaga szczególnych rozwiązań. Przed ich organizatorami otwiera się bowiem cały wachlarz różnorodnych zadań, które należy wykonać, by przedsięwzięcie zakończyło się sukcesem. Jeśli właśnie stoisz przed koniecznością zorganizowania imprezy na świeżym powietrzu, koniecznie poznaj 5 najważniejszych wyzwań z tym związanych i pomysłów, dzięki którym uchronisz się przed porażką!
1. Ustalenie celu przedsięwzięcia
Wydarzenia organizowane na świeżym powietrzu, to zdecydowanie jedna z najdroższych form marketingu. Z tych właśnie względów należy dokładnie ustalić ich cel, którego realizacja ma przyświecać całemu przedsięwzięciu. Takie działanie wpłynie również z pewnością na formę eventu, który może odbywać się m.in. jako koncert, wystawa, dzień otwarty czy warsztaty pod gołym niebem.
Niezależnie od tego, warto również zdawać sobie sprawę z ryzyka pojawienia się na wydarzeniu osób, zupełnie obojętnych wobec oferty danej firmy, co znacznie utrudnia oszacowanie sukcesu całego przedsięwzięcia. To właśnie dlatego część przedsiębiorców decyduje się na eventy biletowane, które pozwalają określić dokładnie ilość uczestników, oceniając tym samym poziom realnego zainteresowania danym wydarzeniem.
2. Szczegółowe zaplanowanie wydarzenia
Szczegółowe zaplanowanie wydarzenia to kolejne wyzwanie, jakie otwiera się przed organizatorami eventów plenerowych. Działanie to będzie sprowadzało się przede wszystkim do ustalenia osób, odpowiedzialnych za jego przebieg. Profesjonalne wsparcie w tym zakresie świadczy np. firma organizująca eventy CAFE PR z Krakowa, z której ofertą zapoznasz się po przejściu na proponowaną stronę. Niezwykle istotne będzie również ustalenie:
- dokładnej godziny i daty imprezy,
- miejsca, spełniającego określone wymagania, jak dobry dojazd czy udogodnienia dla osób niepełnosprawnych,
- budżetu przedsięwzięcia,
- liczby gości i ewentualnych atrakcji,
- daty, do której muszą zakończyć się wszystkie działania, związane z organizacją eventu.
Takie zaplanowanie wydarzenia konieczne jest zarówno w przypadku współpracy z profesjonalną agencją eventową, jak i przy samodzielnej organizacji przedsięwzięcia. Dzięki niemu możesz bowiem uchronić się przed przykrymi konsekwencjami ewentualnych zaniedbań i niedopatrzeń.
3. Opracowanie scenariusza eventu
Po szczegółowym zaplanowaniu wydarzenia, konieczne staje się opracowanie scenariusza eventu. Ten powinien być z kolei sprawdzony punkt po punkcie przez kilka niezależnych od siebie osób, by wyłapać wszelkie błędy, mogące rzutować na przebieg spotkania. Niezwykle istotne, zwłaszcza w przypadku eventów plenerowych, będzie opracowanie tzw. planu B, będącego ratunkiem w momencie kryzysu, którym może być chociażby załamanie pogody. Bardzo ważne będzie też przetestowanie scenariusza w praktyce, co pozwoli dokładnie oszacować ilość czasu, potrzebnego na realizację jego kolejnych punktów, a także na sprawdzenie czy uczestnicy i organizatorzy wydarzenia będą mogli swobodnie poruszać się w zaplanowanej przestrzeni.
4. Bezpieczeństwo i logistyka
Sporym wyzwaniem w trakcie organizacji eventów plenerowych będzie także zapewnienie uczestnikom odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa, które powinno stanowić priorytet przy tego rodzaju wydarzeniach. Aby to zrobić, należy dokładnie zapoznać się ze stosownymi przepisami, nie oszczędzając jednocześnie na profesjonalnej ochronie. Nie bez znaczenia pozostaje tutaj również zaplecze logistyczne. Na to składa się z kolei:
- transport uczestników i zorganizowanie miejsc noclegowych,
- dostawy jedzenia i napojów,
- zaplecze techniczne w postaci np. nagłośnienia.
Organizacja eventów outdoorowych wymaga również troski o odpowiednią ilość miejsc parkingowych oraz miejsca siedzące, które pozwolą gościom wydarzenia odpocząć w wyznaczonych do tego strefach.
5. Promocja wydarzenia
Ostatnim, choć niezwykle istotnym wyzwaniem, jakie stoi przed organizatorami eventów plenerowych, będzie z pewnością ich odpowiednia promocja, która powinna rozpocząć się już na 3 miesiące przed wydarzeniem. Może ona przybierać różne formy. Idealnym jej kanałem będą tutaj:
- social media, jak Facebook czy Twitter, gdzie można dokładnie określić grupę odbiorców reklamy, dostosowując do niech swój przekaz,
- media tradycyjne, w których promocja może przybierać formę merytorycznych artykułów.
Niezwykle istotnym zagadnieniem w tej kwestii będą również patronaty medialne. To właśnie dzięki nim możliwe staje się bowiem efektywne nagłośnienie wydarzenia i nadanie mu odpowiedniej rangi, co z pewnością przełoży się na zainteresowanie potencjalnych uczestników.