Każda strona firmowa, która zbiera dane osobowe – przez formularz kontaktowy, newsletter, sklep czy choćby narzędzia analityczne – powinna informować użytkowników, co dzieje się z ich danymi. Tę rolę pełni polityka prywatności. To dokument, który często traktuje się jako formalność, a który ma znaczenie prawne i buduje zaufanie odwiedzających.
Przykład polityki prywatności strony firmowej możesz zobaczyć na stronie https://kozak.biz/polityka-prywatnosci/. Poniżej omawiamy, jakie informacje zwykle zawiera taki dokument. Tekst ma charakter informacyjny – treść polityki dla konkretnej firmy warto skonsultować z prawnikiem.
Typowe elementy polityki prywatności
| Element | Co zawiera |
|---|---|
| Administrator danych | kto odpowiada za dane – nazwa firmy, adres, kontakt |
| Zakres danych | jakie dane są zbierane – np. imię, e-mail, telefon |
| Cele przetwarzania | po co – odpowiedź na zapytanie, realizacja zamówienia |
| Podstawy prawne | na jakiej podstawie z RODO |
| Odbiorcy danych | komu dane mogą być przekazywane – hosting, księgowość |
| Prawa użytkownika | dostęp, sprostowanie, usunięcie, sprzeciw, skarga |
Pliki cookies
Strony korzystające z narzędzi analitycznych, map, wtyczek mediów społecznościowych czy reklam zapisują w przeglądarce pliki cookies. Polityka prywatności powinna informować, jakie cookies są używane i w jakim celu, a w przypadku cookies wymagających zgody – strona powinna o tę zgodę zapytać, zanim je zapisze.
Kiedy polityka prywatności jest potrzebna?
- formularz kontaktowy na stronie,
- sklep internetowy i zamówienia,
- zapis do newslettera,
- narzędzia analityczne,
- osadzone mapy, filmy i wtyczki społecznościowe,
- czat na stronie.
Okres przechowywania danych
Polityka powinna wskazywać, jak długo dane są przechowywane – np. przez czas prowadzenia korespondencji, przez okres wymagany przepisami podatkowymi przy zamówieniach czy do momentu wycofania zgody na newsletter.
Język zrozumiały dla użytkownika
Przepisy wymagają, by informacje były przekazane w sposób zrozumiały. Polityka prywatności nie musi być wielostronicowym dokumentem pełnym prawniczego żargonu – lepiej, gdy w prostych słowach wyjaśnia, co, po co i jak długo jest przetwarzane.
Aktualność dokumentu
Polityka prywatności powinna odpowiadać temu, co faktycznie dzieje się na stronie. Dodanie nowego narzędzia analitycznego, czatu czy sklepu to sygnał, że dokument wymaga aktualizacji. Kopiowanie polityki z innej strony prowadzi do sytuacji, w której opisuje ona narzędzia, których firma nie używa, a pomija te, z których korzysta.
Polityka a zaufanie
Przejrzysta polityka prywatności to także sygnał dla klientów, że firma poważnie traktuje ich dane. W czasach częstych wycieków i oszustw internetowych ma to znaczenie przy decyzji o wysłaniu zapytania czy złożeniu zamówienia.
Podsumowanie
Polityka prywatności informuje, kto przetwarza dane, jakie, w jakim celu, na jakiej podstawie, komu je przekazuje i jakie prawa ma użytkownik, a także jakie cookies stosuje strona. Dokument powinien być zrozumiały, aktualny i dopasowany do faktycznych narzędzi na stronie.