Przechowywanie dokumentów w firmie należy do podstawowych obowiązków ich właścicieli. Ważne, aby odbywało się ono w bezpieczny sposób, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Chodzi tutaj zwłaszcza o należytą ochronę danych osobowych. Ma to szczególne znaczenie w sytuacji, kiedy przedsiębiorca zatrudnia pracowników i przechowuje ich akta kadrowe wraz z dowodami księgowymi. Na dokumentację związaną z funkcjonowaniem firmy składają się ponadto dokumenty podatkowe poświadczające odprowadzanie składek do ZUS, rozliczenia z urzędem skarbowym i inne papiery. W zależności od ich ilości oraz posiadanego zaplecza lokalowego można je przechowywać we własnym przedsiębiorstwie, bądź też zlecić przechowywanie dokumentów firmie zewnętrznej.
Jakie rodzaje dokumentów musi przechowywać firma?
Dokumentacja firmy, jak wyżej wskazano, dzieli się na dokumenty finansowo-księgowe i dokumentację pracowniczą. Przepisy prawa ściśle regulują przez jaki okres należy posiadać konkretne dokumenty. Tymi, które obowiązkowo należy przechowywać, są:
- Księga Przychodów i Rozchodów (KPiR)
- faktury kosztowe i sprzedażowe
- inne dokumenty kosztowe i potwierdzenia zapłaty, m.in. dowody zapłaty, paragony, wyciągi bankowe, potwierdzenia dokonania przelewu
- dokumenty dotyczące kasy fiskalnej, m.in. kopie paragonów, raporty z kasy fiskalnej, książka serwisowa
- dokumenty podatkowe (dotyczy to także podatku VAT), w tym księgi podatkowe oraz dokumenty związane z poborem i inkasem podatkowym
- dokumenty związane z ewidencją środków trwałych i wyposażeniem, w tym akcesoriów biurowych, mebli i pojazdów
- umowy z pracownikami i dokumentacja kadrowo-płacowa, w tym akta osobowe, listy płac, karty wynagrodzeń, umowy cywilnoprawne.
Niektóre spośród wyżej wymienionych dokumentów można przechowywać w postaci elektronicznej, jak np. księgi rachunkowe, sprawozdania finansowe, dowody księgowe, czy kopie dokumentów kasowych. Wszystkie dokumenty wytworzone w formie elektronicznej powinny być przechowywane właśnie w takiej postaci.
Przechowywanie dokumentów a ochrona danych osobowych
Dane osobowe, jakimi dysponują przedsiębiorstwa, podlegają odpowiednim regulacjom prawnym. Przepisy szczegółowo określają czas ich przechowywania. Zgodnie z unijnym rozporządzeniem RODO dane dotyczące osób fizycznych mogą być przechowywane jedynie przez okres konieczny do realizacji celów, w jakich zostały pozyskane. Chociaż prawo nie precyzuje ile miesięcy bądź lat wolno gromadzić personalia, nie może to trwać bezterminowo. Każdy administrator sam musi podjąć decyzję, jak długo będzie nimi dysponował. Nieuzasadniona zwłoka z tym związana może skutkować karą finansową. Ponadto przepisy RODO wskazują, jakie działania powinna wdrożyć firma przetwarzająca dane osobowe. Chodzi tutaj m.in. o używanie odpowiedniej jakości niszczarek i przechowywanie dokumentów zgodnie z określonymi wymogami. Poza tym wytyczne zalecają, aby czynności służbowe wykonywać z uwzględnieniem dobrych praktyk w zakresie postępowania z papierową dokumentacją. Rekomendowana jest zasada „czystego biurka”, to znaczy nie pozostawianie na nim niezabezpieczonych dokumentów.
W jakich warunkach powinno się przechowywać dokumenty?
Zazwyczaj firmy przechowują dokumenty u siebie, dzięki czemu ich właściciele posiadają do nich stały dostęp. Takie rozwiązanie wydaje się być najbardziej praktyczne. Niemniej jednak przedsiębiorca gromadzący dokumentację we własnej siedzibie musi mieć świadomość, że to na nim spoczywa odpowiedzialność jej właściwego zabezpieczenia. Przechowywanie dokumentów wymaga bowiem zastosowania odpowiednich rozwiązań, które zagwarantują, iż nie trafią one w nieuprawnione ręce. Konieczne będzie zatem wyposażenie biura w szafy i szuflady zamykane na klucz lub szyfrem, gdzie będą gromadzone dokumenty zawierające dane osobowe i inne poufne informacje. Ponadto miejsce ich przechowywania powinno być odpowiednio zabezpieczone na wypadek ewentualnego pożaru czy zalania.
Przechowywanie dokumentów przez firmę zewnętrzną
Innym rozwiązaniem jest powierzenie posiadanej dokumentacji do przechowywania wyspecjalizowanej jednostce świadczącej tego typu usługi, jak np. firma EkoAkta. Na podstawie zawartej umowy będzie ona przechowywała dokumentację w certyfikowanym archiwum o najwyższych standardach bezpieczeństwa. Takie miejsce zawsze jest wyposażone w nowoczesny system zarządzania, który gwarantuje przejrzyste przechowywanie dokumentów oraz wyklucza jakąkolwiek ich modyfikację. Ponadto wewnątrz zamontowany jest system alarmowy, a obiekt posiada monitoring zewnętrzny. Wszystkie dokumenty składowane są w wysokiej jakości pudłach archiwizacyjnych, cechujących się bardzo dużą wytrzymałością. Zabezpieczoną dokumentację przechowuje się w halach wysokiego składowania, które mieszczą się na terenach niezalewowych. Co ważne, zleceniodawca może w każdym momencie wypożyczyć oryginały powierzonych akt, po wcześniejszym złożeniu takiej dyspozycji. Mogą one zostać dostarczone mu kurierem lub istnieje też możliwość odbioru dokumentów z archiwum osobiście przez upoważnionego pracownika.